Wir bereiten für jede Schulung einen Aufgabenkatalog vor, der an Ihren echten Abläufen hängt. Ihr Team arbeitet ihn am Schulungstag ab, mit den Werkzeugen, die Sie danach auch wirklich benutzen. Eine Standardschulung, die zufällig in Ihren Räumen stattfindet, ist es also nicht.
Ihre Werkzeuge
Geschult wird an dem Werkzeug, das bei Ihnen läuft: Microsoft Copilot, ChatGPT, Claude oder Gemini. Fehlt ein Pro-Zugang, stellen wir ihn bereit.
Ihr Termin
Datum, Uhrzeit und Umfang richten sich nach Ihrem Kalender, auf Wunsch verteilt auf mehrere kürzere Blöcke.
Ihr Team
Vier bis fünfzehn Personen je Block, aus einer Abteilung oder quer durch das Haus, je nachdem was Sie erreichen wollen.
Ablauf
In vier Schritten
Von der Anfrage bis zum Schulungstag vergehen zwei bis vier Wochen. Den größten Teil der Vorbereitung übernehmen wir. Von Ihnen brauchen wir ein Gespräch und eine Rückmeldung zum Katalog.
01
Gespräch und Angebot
Vorbesprechung
Wir fragen nach Ihren Abläufen, nach den Stellen, die heute die meiste Zeit kosten, und nach den Systemen, mit denen Ihr Team arbeitet. Danach bekommen Sie ein Angebot mit Umfang und Preis. Erst wenn Sie es annehmen, fangen wir mit dem Aufgabenkatalog an. Was im Gespräch genau geklärt wird, steht weiter unten.
02
Wir bereiten vor
Aufgabenkatalog
Aus dem Gespräch bauen wir einen Katalog konkreter Aufgaben aus Ihrem Haus. Jede Aufgabe beschreibt eine Situation, die es bei Ihnen wirklich gibt, dazu die Teilschritte und das erwartete Ergebnis.
03
3 bis 5 Stunden
Schulungstag
Ihr Team arbeitet die Aufgaben ab, an den eigenen Systemen. Nach jeder Aufgabe folgt ein kurzer Austausch in der Runde. Mehr als 80 Prozent der Schulungszeit wird selbst gearbeitet, nicht zugehört.
04
Nach der Schulung
Was Sie behalten
Der Katalog bleibt bei Ihnen, samt der Lösungswege vom Schulungstag. Dazu kommen Leitlinien für den KI-Einsatz in Ihrem Haus und ein Zertifikat für alle Teilnehmenden.
Aus der Praxis
Beispiele aus Aufgabenkatalogen
Drei Auszüge aus abgestimmten Katalogen, anonymisiert und gekürzt. Sie zeigen, wie eine Aufgabe geschnitten ist und wie eng sie am jeweiligen Arbeitsbereich liegt. Ihr Katalog enthält andere Aufgaben, gebaut ist er genauso.
Beispiel
Wirtschaftsbetrieb einer öffentlichen Organisation
Projektkoordination, technische Sachbearbeitung und Planung. Eingesetzte Werkzeuge: ChatGPT, Microsoft Copilot.
0 Aufgaben im Katalog0 Rollen im Haus0 Werkzeuge im Einsatz
ChatGPTÖffentlichkeitskommunikation
Bürgeranfrage zu einer Baustelle beantworten
Eine Anwohnerin beschwert sich verärgert über eine Umleitung und fehlende Information, gleichzeitig fragt das politische Gremium nach einer Pressemitteilung. Die Antwort muss sachlich bleiben und darf nichts zusagen, was nicht gesichert ist.
Eine formelle Antwort mit Anlass, Dauer, Umleitung und Ansprechpartner entwerfen
Eine zweite Fassung in Alltagssprache für E-Mail oder Aushang erzeugen
Einen Kurztext von 280 Zeichen für Verkehrsmeldung und Social Media ableiten
Ergebnis: Drei Fassungen desselben Sachverhalts für drei Kanäle, geprüft auf Verständnis ohne Schuldeingeständnis und ohne ungeprüfte Zusagen.
Microsoft CopilotVerkehrstechnik
Halluzinationen und unsichere Aussagen erkennen
Eine KI-Auskunft zu Fristen, Normen und Kosten für den Austausch einer technischen Anlage wurde ungeprüft weitergegeben. Die Antwort klingt souverän und enthält erfundene Normzitate, falsche Fristen und Kostenwerte aus dem Nichts.
Jede Aussage einsortieren in gesichert, unklar oder wahrscheinlich falsch
Einen Prüfprompt formulieren, der das Modell zu Quellen und Unsicherheiten zwingt
Eine korrigierte Kurzeinschätzung schreiben und den nächsten Rechercheschritt festlegen
Ergebnis: Die Teilnehmenden merken, dass eine selbstsichere Formulierung nichts über Richtigkeit sagt, und behalten einen Prüfprompt für den Alltag.
Microsoft CopilotTechnische Sachbearbeitung
Handschriftliche Notizen in ein Protokoll überführen
Nach einer Begehung liegen die Notizen handschriftlich auf einem Zettel, mit Abkürzungen und Streichungen. Das Protokoll soll noch am selben Tag heraus, zum Abtippen fehlt die Zeit.
Den Zettel mit dem Smartphone abfotografieren und das Bild an das Modell übergeben
Transkription und Gliederung anfordern, unleserliche Stellen kennzeichnen lassen
Prüfen, was das Modell ergänzt oder angenommen hat, und diese Stellen klären
Ergebnis: Ein sachliches Protokoll aus einem Foto, mit sichtbar gemachten Annahmen, das nach fachlicher Durchsicht herausgehen kann.
Auszug. Der vollständige Katalog umfasst 13 Aufgaben, abgestimmt auf Technische Projektkoordination, Technische Sachbearbeitung, Verkehrstechnik, Planung und Auswertung.
Vorbesprechung
Was wir vorher klären
Die Vorbesprechung entscheidet darüber, ob die Aufgaben am Schulungstag treffen oder danebenliegen. Wir führen sie mit einer bis drei Personen aus Ihrem Haus, gern mit jemandem aus der Fachseite und jemandem aus der IT.
Sie müssen dafür nichts vorbereiten. Es hilft aber, wenn Sie zwei oder drei Tätigkeiten im Kopf haben, die regelmäßig Zeit kosten.
Dauer
etwa 45 Minuten
Ort
online oder bei Ihnen
Kosten
keine, auch ohne Buchung
Sechs Fragen, die wir stellen
Welche Abläufe kosten heute am meisten Zeit?
Welche Software ist im Einsatz und welche Lizenzen liegen vor?
Welche Daten dürfen in ein KI-Werkzeug und welche auf keinen Fall?
Wer nimmt teil und mit welchen Vorkenntnissen?
Was soll nach der Schulung anders sein als vorher?
Welche dieser Tätigkeiten eignen sich für den Aufgabenkatalog?
Grundsatz
Wir schulen auch, wo KI danebenliegt
KI ersetzt keine Fachkompetenz. Deshalb steht in jedem Katalog, wo ein Ergebnis endet und die Prüfung anfängt. Für Verwaltungen, Kanzleien und technische Betriebe ist genau das der Punkt, an dem der Einsatz überhaupt erst vertretbar wird.
Jedes Ergebnis ist ein Entwurf
Aussagen zu Normen, Verträgen, Terminen und Kosten gehen nie ungeprüft weiter. Jede Aufgabe endet dort, wo die fachliche Prüfung anfängt.
Wir üben den Fehlerfall
In jedem Katalog steckt eine Aufgabe, in der ein Werkzeug etwas erfindet. Wer einmal gesehen hat, wie überzeugend eine falsche Antwort klingt, prüft danach von selbst.
Nur freigegebene Daten
Wir arbeiten mit anonymisierten oder fiktiven Unterlagen, solange Ihre interne Freigabe nicht vorliegt. Was in ein Werkzeug darf, klären wir in der Vorbesprechung.
Was der EU AI Act und die DSGVO für den Einsatz in Ihrem Haus verlangen, haben wir ausführlich aufgeschrieben: EU AI Act und DSGVO.
Der Rahmen
Ort und Technik
Bei Ihnen oder online
Vor Ort arbeiten wir zu zweit an einem Rechner oder einzeln. Online bekommt Ihre Organisation einen Zoom-Link, auf Wunsch läuft es genauso über Microsoft Teams oder Google Meet.
Lizenzen und Zugänge
Kein Einkauf nötig
Für die meisten Aufgaben reichen die kostenfreien Versionen. Wo ein Pro-Zugang nötig ist und bei Ihnen keiner vorliegt, stellen wir ihn für den Schulungstag bereit. Sie müssen dafür nichts beschaffen.
Größere Gruppen
Mehrere Blöcke
Ab etwa fünfzehn Personen lässt sich am Schulungstag nicht mehr einzeln betreuen. Größere Gruppen teilen wir deshalb auf mehrere Blöcke auf, mit demselben Katalog und derselben Vorbesprechung.
Preis
ab 1.900 Euro
Für einen Block mit bis zu 15 Personen, inklusive Vorbesprechung, Aufgabenkatalog und Unterlagen. Weitere Blöcke und Anreise kommen dazu, alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.
Rückmeldungen
Was Teilnehmende sagen
Rückmeldungen aus unseren Schulungen, erfasst nach dem jeweiligen Termin. Beide Stimmen kommen aus Stadtverwaltungen, also aus derselben Arbeitswirklichkeit, für die die Aufgabenkataloge gebaut werden.
Die Schulung war sehr informativ, sehr gut strukturiert, viele Übungsmodule, gute Abwechslung zwischen Theorie und Praxis. Bezug zur öffentlichen Verwaltung wurde gut hergestellt. Sehr angenehmer Dozent.
Lucia JankerStadt Wangen im Allgäu · Stuttgart, 13.03.2025
Die Schulung ‚Effizient arbeiten mit ChatGPT & Perplexity‘ hat mir gezeigt, wie ich KI im Alltag sinnvoll nutzen kann. Besonders toll waren die praktischen Tipps, die ich sofort anwenden konnte. Absolut empfehlenswert!
Ein Schulungstag muss sich rechnen, und er muss sich begründen lassen. Beides fällt bei einer Inhouse-Schulung leichter als bei einer offenen, weil an Ihren eigenen Aufgaben gearbeitet wird.
Der Zeitgewinn ist belegt
Für Schreibarbeiten wie Entwürfe, Protokolle und Berichte ist der Effekt gut untersucht: In einem Experiment am MIT mit 453 Berufstätigen sank die Bearbeitungszeit um 40 Prozent, die Qualität stieg um 18 Prozent.
Der Gewinn hängt aber an der Aufgabe. In einer Studie von Harvard und der Boston Consulting Group arbeiteten Beratende mit KI 25 Prozent schneller, außerhalb der Stärken der KI dagegen schlechter als ohne. Deshalb bauen wir den Katalog aus Ihren echten Aufgaben.
Sie erfüllen eine Pflicht, die seit Februar 2025 gilt
Artikel 4 des EU AI Act verlangt seit dem 2. Februar 2025 ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz, und zwar von jeder Organisation, die KI im Arbeitsalltag einsetzt. ChatGPT, Microsoft Copilot und Gemini zählen dazu.
Ein eigenes Bußgeld sieht die Verordnung nicht vor. Fehlende Kompetenz ist aber ein Organisationsverschulden, und bei einem KI-bedingten Schaden zählt, ob Sie einen Nachweis führen können. Mehr dazu auf unseren Rechtsseiten.
Den Nachweis nehmen Sie mit
Nach der Schulung haben Sie ein Zertifikat für jede teilnehmende Person, den Aufgabenkatalog mit den Lösungswegen und Leitlinien für den KI-Einsatz in Ihrem Haus. Zusammen ist das die Dokumentation, die Sie vorlegen können, wenn jemand danach fragt.
Kein Übertragungsschritt in den Alltag
Gearbeitet wird an Ihren Systemen und an Ihren Unterlagen. Damit fehlt der Schritt, an dem Schulungen sonst scheitern: aus einem allgemeinen Beispiel das eigene Vorgehen ableiten. Wer die Aufgabe am Montag wieder auf dem Tisch hat, hat sie am Schulungstag schon einmal gelöst.
Nächster Schritt
Erzählen Sie uns, wie bei Ihnen gearbeitet wird
Schreiben Sie uns kurz, in welchem Bereich Sie ansetzen wollen und wie viele Personen dabei wären. Alles andere klären wir in der Vorbesprechung. Die kostet nichts und verpflichtet zu nichts.
